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05/03/2020

【職場備忘】Conference Call 的藝術:3個避免鬧出笑話的貼士!

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  • Michael & Derek

    Michael & Derek

    著有《我做媽劇?!芬粫?,撰寫「市場」及「職場」兩大類文章。經常與不同機構及院校合作舉辦Marketing及職場座談會。

    本欄每周四更新

    我做Marketing

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  雖然政府要求大部分公務員於本周開始上班,但我相信仍有不少私人公司的打工仔依然處於 home office 狀態。兩周前我們談過 work from home 的藝術,今次我們談談 conference call 的藝術。

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  近幾星期無論是私人公司,或是教育工作者,大家都忙著開 Zoom meeting(未知甚麼是 Zoom?簡單來說它是一個網上免費視像會議 app,可讓多人同時參與)。以往坐在公司會議室,大家都知道有甚麼開會規矩,但當大家在自己的安樂窩面對上司同事及下屬,又有甚麼需要注意?

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一、不在說話也切勿遊魂

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  開會遊魂在公司會議室也時有發生,現在換轉在家裡開會,自然更容易會被家中其他事情分散注意力。在家工作,很多人都會肆無忌憚地開著幾個於公司一定不會開的視窗,例如 Facebook、Youtube 甚至是股票網,長伴在公司電郵的視窗旁。在視像會議時,記得先關掉這類型視窗,免得於開會時被它們吸引,或是在突然被要求 share screen (分享自己電腦畫面)時被人發現你多姿多彩的桌面。

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二、預早準備視像會議

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  於 office 開會準時出現是基本,開視像會議亦然。但近來開 conference call,我發覺有頗多同事其實未熟習使用應用程式開會,例如用了錯的會議編號而遲到、未開咪便說話、不懂得分享屏幕畫面作簡報,導致會議效率奇低。見微知著,勿讓這些 conference call 令你多年來隱藏的弱點暴露於人前。

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三、背景愈清愈好

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  是否開啟攝像鏡頭開會各家公司或不同上司都各有所好,普遍來說外國人 / 外國公司一般傾向「見樣」開會,這也是他們覺得較有禮貌的做法。香港人則一般只以聲音開會,有些上司甚至會叫下屬關掉攝像鏡頭,讓大家感覺較自在。如有些情況真的需要「見樣」開會(如面試、見客),除了注意自己的儀容及上身衣著,也請別忘了你的背景。有一次開視像會議,一位同事的身後掛了一幅性感動漫的海報。當他說話時,他的畫面亦隨即變至最大,即使當刻沒有人說些甚麼,但也不禁暗暗為這位同事感到尷尬。每人家中情況不同,開 conference call 時盡量找個較 neutral、較清的背景便好了,可以的話預早一點試位,那便可以避免同事不必要的遐想。

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  在家中開 conference call 的尷尬之處在於它半私人、半公事的定位。要避免於這些場合鬧出千奇百怪的笑話,我想拿出你在公司會議室開會的那種戒備狀態應該是最好的方法。

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